dormant storage of records oor Frans

dormant storage of records

Vertalings in die woordeboek Engels - Frans

entreposage des dossiers inactifs

voorbeelde

Records Disposition The purpose of a records disposition program is to control the accumulation of records and to ensure the economical storage of dormant records, the disposal of useless records, and the identification and preservation of archival records.
Destruction des documents Un programme de destruction des documents a pour objet de contrôler l’accumulation de documents et d’assurer un entreposage économique des documents inactifs, la destruction des documents inutiles et l’identification et la conservation des documents d’archive.

Extent of records in dormant storage Files / linear feet / metres / bytes
Nom de la série de dossiers cas Numéro de dossier/Primaire Support

• The requirement for the systematic transfer of records to dormant storage in Public Archive Records Centres;
• la nécessité de transférer systématiquement les dossiers au service des dossiers inactifs dans les dépôts de préarchivage des Archives publiques;

Extent of records in dormant storage:
Veuillez émettre la quantité en pied/ mètre ou multiplet.

Where possible, GC institutions are asked to document the extent of records in dormant storage in order for LAC to anticipate the volume of records to be transferred or disposed of under the Terms and Conditions of MIDA 2005/006.
Quantité de documents en entreposage inactif :

Regional records centres allow for the transfer and storage of dormant and semi-active records from the offices of departments and agencies - usually located in expensive, downtown sites in Canadian cities - into less expensive, centralized operations that are strategically located across the country.
Au lieu de conserver leurs documents inactifs et semi-actifs dans leurs bureaux, habituellement situés au centre-ville dans des immeubles à loyer élevé, les ministères et organismes les confient aux centres régionaux qui les entreposent dans des locaux moins coûteux, centralisés et situés à des endroits stratégiques du pays.

Regional record centres allow for the transfer and storage of dormant and semi-dormant records from the regional offices of departments and agencies - usually located in expensive, downtown sites in Canadian cities - into less expensive, centralized, warehouse operations that are strategically located across the country.
Ces Centres permettent le transfert et l'entreposage de documents inactifs et semi-inactifs entre les bureaux régionaux des ministères et des organismes - qui sont en règle générale situés dans les centres-villes, dans des locaux dont le loyer est élevé - et des locaux d'entre-posage moins onéreux et plus centralisés, situés à des endroits stratégiques partout au pays.

Information relating to the provision of safe and economical storage facilities for dormant and essential records, electronic media, personnel and personnel-related records of former civilian and military federal employees. Topics:
Base de données des services de recherche et d'information (SRI) des statistiques de la gestion des collections et des services à la clientèle.

These regional centres allow for the transfer and storage of dormant and semi-active records from the offices of departments and agencies — usually located in expensive downtown sites in Canadian cities — into less expensive, centralized operations which are strategically located across the country.
Au lieu de conserver leurs documents inactifs et semi-actifs dans leurs bureaux, habituellement situés au centre-ville dans des immeubles à loyer élevé, les ministères et organismes les confient aux centres régionaux qui les entreposent dans des locaux moins coûteux, centralisés et situés à des endroits stratégiques du pays.

The audit noted that headquarters Records Offices maintain dormant or inactive records which should be moved to interim dormant storage instead of using prime office space.
L’équipe de vérification a observé que les bureaux des documents de l’Administration centrale gardent des documents actifs ou inactifs qui devraient être acheminés aux locaux d’entreposage provisoire des documents inactifs au lieu d’occuper des espaces à bureaux.

- Plans and controls the operation of the departmental dormant records repository; ensures that the movement of records to and from the repository are listed on the card system; plans storage locations, and places records correctly in storage equipment; changes identification methods as necessary, provides reference service and maintains adequate safeguards for confidential material as required by Privy Council regulations.
- Planifie et contrôle le fonctionnement du dépôt des docu ments inactifs du ministère; s'assure que les mouvements de documents en provenance ou en partance sont inscrits au fichier, planifie l'emplacement de l'entreposage et organise la disposition de l'équipement; ajuste les méthodes d'iden tification au besoin; fournit un service de renseignements et voit à la sécurité des documents confidentiels tel que l'exigent les Règlements du Conseil privé.

These regional centres allow for the transfer, storage and management of records (whether semi-active or dormant) from the offices of departments and agencies-which are usually located in expensive downtown sites in Canadian cities-into less expensive centralized operations that are strategically located across the country.
Ces centres régionaux permettent le transfert, l'entreposage et la gestion des documents (semi-actifs ou inactifs) des bureaux des ministères et organismes-habituellement situés dans des emplacements coûteux dans les centre-ville-dans des opérations centralisées moins coûteuses situées de façon stratégique un peu partout au pays.

These regional centres allow for the transfer, storage and management of records (whether essential, semi-active or dormant) from the offices of departments and agencies— which are usually located in expensive downtown sites in Canadian cities—into lessexpensive centralized operations that are strategically located across the country.
Au lieu de conserver leurs documents (essentiels, semi-actifs ou inactifs) dans leurs bureaux, dont la plupart se trouvent dans des immeubles à loyer élevé des centres-villes, les ministères et les organismes fédéraux les confient aux centres régionaux, qui les entreposent et les gèrent dans des locaux centralisés moins coûteux, situés à des endroits stratégiques du pays.

These regional centres allow for the transfer, storage and management of records (whether essential, semi-active or dormant) from the offices of departments and agencies—which are usually located in expensive downtown sites in Canadian cities—into less-expensive centralized operations that are strategically located across the country.
Au lieu de conserver leurs documents (essentiels, semi-actifs ou inactifs) dans leurs bureaux, dont la plupart se trouvent dans des immeubles à loyer élevé des centres-villes, les ministères et les organismes fédéraux les confient aux centres régionaux, qui les entreposent et les gèrent dans des locaux centralisés moins coûteux, situés à des endroits stratégiques du pays.

Duties - Directs and controls the application of retention and disposal schedules to departmental records; marks each record container (file jackets, microfilm cartridges, tape canisters) schedules for disposal; maintains a card system and Bring Forward (BF) system showing the status of each record received; systematically transfers dormant records from Records Offices to dormant storage area and Public Archives Records Centre as indicated in the schedules, and in consultation with Records Office supervisors; verifies with users that records may be finally disposed of through destruction, transfer to the Historical Branch of the Public Archives or otherwise; ensures that confidential records are destroyed according to Privy Council regulations.
Fonctions - Dirige et contrôle l'application de conservation et d'élimi nation des documents du ministère; identifie chaque.classeur (chemises, cartouches de microfilms, boites à rubans d'or dinateurs) prévu pour l'élimination; maintien un système de fiches et un système de rappel de manière à savoir la condition de tous les dossiers reçus; transfère systématiquement les documents inactifs du bureau des documents au dépôt des documents inactifs et au Dépôt des archives publiques selon les indications des calendriers et à la suite de consultation avec les surveillants du bureau des documents; vérifie avec les usagers si les documents peuvent être éliminés définitivement par destruction ou transfert à la Direction des archives publiques ou autre ment; s'assure que les documents confidentiels sont détruits conformément aux Règlements du Conseil privé.

- Directs and controls the application of retention and disposal schedules to departmental records; marks each record container (file jackets, microfilm cartridges, tape canisters) schedules for disposal; maintains a card system and Bring Forward (BF) system showing the status of each record received; systematically transfers dormant records from Records Offices to dormant storage area and Public Archives Records Centre as indicated in the schedules, and in consultation with Records Office supervisors; verifies with users that records may be finally disposed of through destruction, transfer to the Historical Branch of the Public Archives or otherwise; ensures that confidential records are destroyed according to Privy Council regulations.
- Dirige et contrôle l'application de conservation et d'élimi nation des documents du ministère; identifie chaque.classeur (chemises, cartouches de microfilms, boites à rubans d'or dinateurs) prévu pour l'élimination; maintien un système de fiches et un système de rappel de manière à savoir la condition de tous les dossiers reçus; transfère systémati- quement les documents inactifs du bureau des documents au dépôt des documents inactifs et au Dépôt des archives publiques selon les indications des calendriers et à la suite de consultation avec les surveillants du bureau des documents; vérifie avec les usagers si les documents peuvent être éliminés définitivement par destruction ou transfert à la Direction des archives publiques ou autre ment; s'assure que les documents confidentiels sont détruits conformément aux Règlements du Conseil privé.

The National Archives cooperates with the Treasury Board Secretariat by providing advice and assistance to government institutions on the management of their active records and by providing secure, cost-effective storage for semi-active and dormant records.
Les Archives nationales collaborent avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en prêtant assistance aux organismes gouvernementaux sur la gestion de leurs documents courants et en leur procurant un endroit sécuritaire pour entreposer des documents inactifs ou semi-actifs, et ce, à des coûts acceptables.

This is aligned with LAC’s mandate to acquire and preserve archival records, but which does not require the storage of dormant records.
Cela cadre avec le mandat de BAC qui consiste à obtenir et à préserver les documents d’archives, mais qui ne nécessite pas d’entreposer des dossiers inactifs.

• Organization of records for business purposes is not always well-suited to research on litigation Significant volume to review in multiple locations: central registry, working files, off-site and dormant storage, electronic sources, program records offices, etc.
• L’organisation des documents pour des fins d’affaires n’est pas toujours appropriée pour la recherche sur les litiges. Volume important de documents à examiner qui sont conservés à différents endroits : registre central, documents de travail, archives hors site et inactives, sources électroniques, bureaux des programmes de gestion des documents, etc.

In accordance with the Retention and Disposition Authority, medical records are kept for a total period of 30 years; 10 years as active records onsite in regional clinics (from the date of the last activity), and an additional 20 years as dormant records in offsite secure storage locations.
Conformément aux autorisations de disposition de documents, les dossiers médicaux sont conservés pendant une période totale de 30 années, soit 10 années comme dossiers actifs dans les cliniques régionales (à compter de la date de la dernière activité) et 20 années supplémentaires comme dossiers inactifs dans des lieux extérieurs d'entreposage sécuritaires.

Government institutions shall physically segregate all archival records from the non-archival records and prepare them for transfer according to media specific requirements established by LAC, prior to their transfer to the care and control of LAC or to their placement in dormant storage in a LAC Federal Records Centre.
Les institutions fédérales sépareront physiquement tous les documents archivistiques des documents non archivistiques et les prépareront pour le transfert selon les exigences particulières au support établi par BAC, avant leur transfert sous la garde et le contrôle de BAC ou pour les placer dans un entreposage inactif dans un Centre fédéral des documents de BAC.

For unpublished IREV that are being transferred to LAC's care and control from within an RSC following dormant storage, disposition is permitted as soon as the RSC receives the signed Request for Consent to the Disposition of Records form back from the GC institution (see section 6.2.3).
Dans le cas de RDVC non publiées dont la responsabilité est transférée sous la garde et le contrôle de la BAC depuis un lieu d'entreposage des documents inactifs, la disposition est autorisée dès que le CSR reçoit le formulaire Demande de consentement pour disposer des documents signé de l'institution gouvernementale (voir la section 6.2.3).

1 Although there has been some levelling off of accessions from certain departments in the past year, indications are that this is only temporary and that the annual volume of accessions will resume a steady increase in the next few years until the backlog of dormant records in the Ottawa area has been properly scheduled for storage in the Records Centre, transferred there and ultimately destroyed.
L'accroissement des acquisitions venant de certains ministères a été moins rapide au cours de l'année dernière, mais il semble que ce phénomène soit temporaire et que le rythme d'augmentation doive se stabiliser dans les années qui viennent, jusqu'à ce qu'on ait fixé une date appropriée pour l'entreposage au dépôt d'archives des dossiers inactifs en souffrance dans la région d'Ottawa, qu'on les y ait transférés et qu'ils soient finalement détruits.

Single-File Textual Transfers Occasionally, an institution retrieves an unpublished IREV from dormant storage in a Regional Service Centre (RSC) for consultation purposes, but discovers at the time of returning the record to storage that the accession to which it originally belonged became eligible for disposition in the meantime and was transferred to LAC without the remaining information resource.
À l'occasion, une institution récupère une RDVC non publiée de l'entreposage des documents inactifs d'un Centre de services régionaux (CSR), à des fins de consultation, mais elle constate, au moment du retour du dossier à l'entreposage, que l'élément auquel la ressource appartenait au départ était désormais admissible à une disposition et qu'elle a été transférée à la BAC sans la ressource documentaire restante.

Where unpublished IREV have been placed in dormant storage within an LAC RSC pending eligibility for disposition, LAC will initiate the transfer when the IREV reach the end of their retention schedules by either faxing, mailing or emailing the Request for Consent to the Disposition of Records form to the custodian who secures the appropriate signature for this disposition activity.
Dans les cas où des RDVC non publiées ont été rangées dans un lieu d'entreposage des documents inactifs dans le Centre de services régionaux (CSR) de la BAC, dans l'attente de l'autorisation de disposer, la BAC effectuera le transfert lorsque les RDVC atteignent la fin de leur période de conservation en envoyant par télécopieur, par courrier ou par courriel le formulaire Demande de consentement pour disposer des documents au responsable, qui se procure la signature correspondant à l'action de disposition.